Beglaubigte Kopie für die Medizin-Bewerbung: Anleitung

Eine beglaubigte Kopie ist eine Ablichtung eines Dokuments, auf der eine zuständige Stelle amtlich bestätigt, dass die Kopie inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Die Formvorschriften dafür stehen in § 33 des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Bundes und in den entsprechenden Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder. Das ist wichtig zu wissen, weil die Details eben nicht bundeseinheitlich in einem einzigen Paragrafen stehen: Bayern regelt es in Art. 33 BayVwVfG, Baden-Württemberg in § 33 LVwVfG, und die Gebühren setzt am Ende sogar deine Kommune fest.

Für dich als Bewerberin oder Bewerber ändert das inhaltlich wenig. Die drei Pflichtbestandteile sind überall gleich, und hochschulstart prüft genau diese drei. Was sich unterscheidet, sind Preis, Öffnungszeiten und die Frage, ob deine Schule das gleich miterledigt.

Nicht zu verwechseln ist die beglaubigte Kopie mit der Unterschriftsbeglaubigung. Bei der geht es darum, dass eine bestimmte Person wirklich selbst unterschrieben hat. Für deine Medizin-Bewerbung brauchst du die Kopie-Variante.

Amtlich beglaubigen kann jede Behörde und jede sonstige öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt. hochschulstart nennt als Beispiele Notare, Schulen und öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen. In der Praxis gehst du meistens ins Bürgerbüro oder Bürgeramt deiner Wohnortgemeinde.

Genauso klar ist die Gegenliste. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von Rechtsanwälten, Vereinen, Wirtschaftsprüfern, Buchprüfern, Sachverständigen, Gutachtern und Übersetzern. Das überrascht jedes Jahr Bewerbende, die eine beglaubigte Kopie beim Anwalt der Familie geholt haben, weil es schneller ging. Diese Kopie ist für hochschulstart wertlos.

Ein praktischer Tipp aus der Beratung: Deine alte Schule stellt Zeugniskopien oft direkt beglaubigt aus, und zwar für Dokumente, die sie selbst ausgestellt hat. Die Stadt Karlsruhe beschreibt genau dieses Muster in ihrer Leistungsbeschreibung. Wenn du also ohnehin noch etwas abholen musst, lohnt sich eine Mail ans Sekretariat, bevor du einen Termin im Bürgerbüro buchst.

Der Vermerk auf deiner beglaubigten Kopie muss laut hochschulstart mindestens drei Dinge enthalten:

1. einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt,
2. die Unterschrift der beglaubigenden Person,
3. den Abdruck des Dienstsiegels.

Das Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel mit Behördenname genügt nicht. Die Stadt Karlsruhe listet zusätzlich die genaue Bezeichnung des Originals sowie Ort und Tag der Beglaubigung als Bestandteile auf. Prüf den Vermerk deshalb noch am Schalter, bevor du gehst. Ist das Siegel verrutscht oder nur halb abgedruckt, lässt sich das in zwei Minuten korrigieren. Vier Wochen später am Küchentisch nicht mehr.

Welche Nachweise du schicken musst, steht in deinem fertigen Zulassungsantrag. Die Liste richtet sich nach den Qualifikationen, die du im Portal angegeben hast. In der Regel gehört mindestens deine Hochschulzugangsberechtigung dazu, also meist das Abiturzeugnis. Je nach Fall kommen dazu:

• Bescheinigungen über geleistete Dienste wie Wehrdienst oder Freiwilligendienst,
• Nachweise über eine Berufsausbildung oder Berufstätigkeit im medizinischen Bereich,
• Bescheinigungen über ausserschulische Vorbildungen,
• Unterlagen für einen Härtefallantrag oder einen Antrag auf Nachteilsausgleich,
• Nachweise für eine Bewerbung auf ein Zweitstudium, etwa ein Gutachten zu wissenschaftlichen Gründen.

Eine Ausnahme gibt es: Ergebnisse von Studieneignungstests wie dem TMS oder dem HAM-Nat gibst du selbst per Prüfcode online in AntOn ein. Die schickst du nicht zusätzlich per Post. Wie das Portal im Detail funktioniert, steht im Leitfaden zu AntOn und dem Online-Zulassungsantrag.

Und noch ein Punkt, der regelmässig schiefgeht: Der Zulassungsantrag selbst muss im Original unterschrieben sein. Eine Kopie der Unterschrift macht ihn ungültig. Die beglaubigte Kopie betrifft nur deine Nachweise, nicht den Antrag.

Die Gebühr setzt nicht der Bund fest, sondern die Gebührensatzung der beglaubigenden Stelle. Deshalb schwankt der Preis zwischen Städten spürbar. Zwei belegte Beispiele, beide am 22.09.2026 auf den amtlichen Serviceseiten geprüft:

Stelle	Was beglaubigt wird	Gebühr
Stadt Karlsruhe	deutsches Schulzeugnis (Gymnasium, Berufskolleg, Hochschule)	1,78 Euro, unabhängig von der Seitenzahl
Stadt Karlsruhe	sonstiges Schriftstück	3,50 Euro je Seite
Stadt Karlsruhe	ausländisches Schulzeugnis	3,50 Euro je Seite
Stadt Erlangen	jede Beglaubigung	5,00 Euro, dazu 0,25 Euro je kopierter Seite

Unterm Strich bleibt das ein kleiner Posten. Wer mehrere Nachweise beglaubigen lässt und dazu Porto rechnet, landet trotzdem meist unter 20 Euro. Was eine Medizin-Bewerbung insgesamt kostet, rechnet der Beitrag Bewerbungskosten im Budget durch.

Massgeblich ist immer der Eingang bei hochschulstart, nicht der Poststempel. Zum Wintersemester 2026/27 galten diese Termine für Humanmedizin, Tiermedizin, Zahnmedizin und Pharmazie:

Gruppe	Online-Antrag bis	Unterlagen postalisch bis
Alt-Abiturientinnen und Alt-Abiturienten (HZB vor dem 16.01.2026)	31.05.2026	15.06.2026
Neu-Abiturientinnen und Neu-Abiturienten (HZB nach dem 15.01.2026)	15.07.2026	20.07.2026

Die Nachreichfrist ist dabei kein Bonus, sondern eine Ausschlussfrist. Nach ihrem Ablauf kann dein Antrag nicht mehr am Vergabeverfahren teilnehmen, auch wenn du die Frist unverschuldet versäumt hast. Eine Wiedereinsetzung gibt es nicht.

Dazu kommt ein Punkt, den viele unterschätzen. Seit dem 01.01.2025 gelten aufgrund des Gesetzes zur Modernisierung des Postrechts längere Postlaufzeiten: Briefe werden in der Regel innerhalb von drei bis vier Werktagen zugestellt. Wer am Freitag vor dem Fristende einwirft, spielt Lotto. Rechne mindestens eine volle Woche Puffer ein. Und frankiere korrekt, denn unterfrankierte Briefe erreichen hochschulstart nicht.

Die Anschrift ist die Grosskundenadresse hochschulstart, 44128 Dortmund. Ein Strassenname ist dafür nicht nötig. Alternativ funktioniert die Hausanschrift in der Silberstrasse 21, 44137 Dortmund.

So läuft es ohne Stress ab:

1. Zulassungsantrag fertig ausfüllen und im Portal abschliessen. Erst danach zeigt dir AntOn die konkrete Liste der Nachweise. Vorher beglaubigen heisst raten. Wie du dich überhaupt registrierst, steht in der Anleitung zur DoSV-Registrierung.
2. Originale zusammensuchen: Abiturzeugnis, Dienstbescheinigung, Ausbildungszeugnis, je nachdem was auf deiner Liste steht.
3. Kopien ziehen, und zwar sauber, vollständig und beidseitig, wenn Vorder- und Rückseite Inhalt tragen.
4. Termin im Bürgerbüro buchen oder die eigene Schule fragen. Originale und Kopien mitnehmen, dazu Personalausweis oder Reisepass.
5. Vermerk am Schalter prüfen: Übereinstimmungsvermerk, Unterschrift, Dienstsiegel mit Emblem. Bei mehrseitigen Zeugnissen zusätzlich auf die Heftung achten.
6. Antrag ausdrucken und im Original unterschreiben, beglaubigte Kopie beilegen, korrekt frankieren, mit Puffer abschicken.

Genug, dass eine formal fehlerhafte beglaubigte Kopie richtig weh tut. Im Zentralen Verfahren zum Wintersemester 2025/26 standen laut der amtlichen Statistik der Stiftung für Hochschulzulassung (Datenstand Ende des Koordinierten Nachrückens, 01.10.2025) 10.281 Studienplätzen in der Humanmedizin 31.543 Bewerbende gegenüber. Das sind 3,1 Bewerbende je Studienplatz. In der Zahnmedizin ist das Verhältnis deutlich enger.

Studiengang	Studienplätze	Bewerbende	Bewerbende je Platz
Humanmedizin	10.281	31.543	3,1
Zahnmedizin	1.506	10.881	7,2
Tiermedizin	1.110	5.216	4,7
Pharmazie	2.010	5.640	2,8

Anders gesagt: In der Zahnmedizin gehen auf jeden Platz gut sieben Bewerbungen. Wer aus Formgründen aussortiert wird, verliert nicht nur ein Semester, sondern rutscht im nächsten Zyklus gegen einen frischen Jahrgang. Deine Punkte entscheiden danach, wie der Zulassungsrechner zeigt. Aber nur, wenn deine Bewerbung überhaupt im Topf landet.

Ein Abiturzeugnis besteht selten aus einem Blatt. Besteht die Kopie aus mehreren Einzelblättern, muss nachweisbar sein, dass jede Seite zur selben Urkunde gehört. Es genügt, wenn nur eine Seite den Vermerk und die Unterschrift trägt, sofern alle Blätter schuppenartig übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegels erscheint. Alternativ wird jede Seite einzeln beglaubigt. Dann muss auf jeder Seite des Originals dein Name stehen, sonst gehört er in den Beglaubigungsvermerk.

Zwei Sonderfälle, die regelmässig auftauchen:

• Prägesiegel: Ein ins Papier gedrücktes Siegel auf dem Original ist auf der Kopie meist unsichtbar. Der Vermerk muss dann ausdrücklich festhalten, dass das Original ein Prägesiegel trägt.
• Namensänderung: Läuft dein Zeugnis noch auf einen anderen Namen als dein Zulassungsantrag, brauchst du zusätzlich eine beglaubigte Kopie des Nachweises, etwa der Eheurkunde.

Und Übersetzungen? Alle Unterlagen müssen auf Deutsch vorliegen. Fehlt das, legst du eine amtliche deutsche Übersetzung bei. Ausgenommen sind Hochschulzugangsberechtigungen in englischer oder französischer Sprache.

Die Klassiker in der Reihenfolge, in der sie am häufigsten passieren:

• Originale statt Kopien eingeschickt. Deine Unterlagen werden nach der Bearbeitung vernichtet, das Original ist dann weg. Bei einer späteren Bewerbung musst du ohnehin alles neu einreichen.
• Beglaubigung von einer nicht zugelassenen Stelle geholt, typischerweise vom Anwalt oder vom Übersetzungsbüro.
• Nur ein Schriftstempel statt eines Dienstsiegels mit Emblem auf der Kopie.
• Rückseite vergessen, obwohl sie inhaltlich zählt.
• Zu spät eingeworfen und die verlängerte Postlaufzeit nicht eingerechnet.
• Antrag nur digital signiert oder als Kopie geschickt statt im Original unterschrieben.

Wenn du deine letzten Wochen vor der Frist strukturieren willst, hilft der Countdown für die letzten 30 Tage. Typische Fallen im Portal selbst sammelt der Beitrag zu den Stolperfallen im Bewerbungsportal, und was danach im Postfach landet, erklärt der Guide zu Bescheiden und Ranglisten. Den gesamten Ablauf von der Registrierung bis zur Zulassung findest du in der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur hochschulstart-Bewerbung.

Ein letzter Hinweis, der nichts kostet: Mach von jeder beglaubigten Kopie ein Foto, bevor du den Brief zuklebst. Falls Rückfragen kommen, weisst du sofort, was drin war.

Fachlich geprüft von MUDr. Andreas Zehetner, der die Formvorgaben für Bewerbungsunterlagen jedes Semester gegen die Veröffentlichungen der Stiftung für Hochschulzulassung abgleicht.